按语：领导机关转发下级来文来函，对其文函有所说明、评议或要求时，就在文函前面以“按（按语）……”的形式加写一段文字，这就是一般所说的公文按语。多用天通报、简报、调查报告、经验介绍和转发有现实指导意义的人民群从众来信。

按照：依据照办，表示某项公务是依据某一要求办理的。如：“按照市委的要求，开展了‘反盗窃’的宣传活动。”

颁布：公布、发布。多出现在命令、令等指令性文体中，用以公布条例、规定、守则、办法、制度等法规性文件。例如《关于颁布〈公路管理暂行办法〉的令》。:

背景：主要指问题的原委和问题的提出。

必须：言明这样做是非常必要的，属指令性中吻，以示只得这样，不得违反。多用于通知、通报、指示、命令等指令性文体的主张部分，例如：“必须坚决执行国务院关于……的规定”

部署：安排部署，多用以表示某一重要工作已经做了传达贯彻和安排布置，如“接到中办发［2000］57号文件后，我们及时向下做了部署”。

参照：表示某些做法有可借鉴之处，希望别人加以参考与仿照，此语用于上级批转下级来文时的结尾处，与执行相连一并使用，例如：“现将＊＊＊（下级机关）《关于＊＊＊的报告》转发给你们，请参照执行。”

呈请：向上级呈报请示事宜。例如“此题事关重大，将我们的意见呈请上级批准后再予以答复。”

承蒙：得到的意思。多用于便函的结尾用语，例如：“承蒙贵校大力协助，特表示谢意。”

此复：指答复给你这些内容，主要用于批复和复函的结尾，另起一行，空两格写“此复”。

此令：指令这些内空，主要用于命令、令的结尾，另起一行，空两格写“此令”。

存查：保存起来，以备查阅。

第一手材料：指通过调查和亲身实践所获得的直接材料。

段旨：即段落的中心内容。