1、保证办公室整洁、干净。每天对办公室进行打扫，保证办公室地面的清洁；

2、提前布置会谈场所。在会谈之前应该提前布置好会议室，摆放一些花等装饰。如果是商务会谈，还应该提前准备好跟会谈有关的材料，提前安装好会议电话、投影仪等会议工具；

3、提前准备茶水、水果。在交谈之前我们都应该给客人们端上一杯茶水，如果有条件可以在办公室中摆放一些新鲜的水果、瓜子之类的小吃给客人们品尝；

4、服装穿戴干净、整洁。办公室是大家办公的地方，属于公共场合。所以员工在这里办公的时候一定要注重自己的服装，穿正装上班，切勿穿的太休闲，也不能穿的太花哨；

5、安排好交通、住宿。如果是远方的客人前来参观，我们应该提前跟对方取得联系，获得对方到达目的地的具体时间，如果可以应该安排公司的司机前去接应。当会谈结束后还应该安排适当的场所给客人们用餐，并应安排好干净、清洁的酒店给客人们休息。